Die Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe, oft als „Hotelmeldepflicht“ bekannt, stellt eine wichtige gesetzliche Anforderung in Deutschland dar. Diese Pflicht des Meldewesen betrifft eine Vielzahl von Unterkünften, von Hotels bis zu Gasthäusern, wobei Campingplätze meist eine Sonderstellung einnehmen. In diesem Beitrag beleuchten wir die bestehende Regelung und geben einen Ausblick auf bedeutende anstehende Änderungen für das Ausfüllen des Meldeschein.
Die Meldepflicht in Beherbergungsstätten ist im § 29 des Bundesmeldegesetzes (BMG) festgelegt und umfasst umfangreiche Regelungen. Ziel ist es, mittels des Meldeschein eine Dokumentation über die Aufnahme von Personen zu führen, was sowohl sicherheitsrechtliche als auch administrative Gründe hat. Eine Beherbergungsstätte ist dabei jede Einrichtung, die gewerbs- oder geschäftsmäßig Personen aufnimmt. Entscheidend für die Erfüllung dieser Definition ist die Wiederholung der
Die Meldepflicht dient vorrangig dazu, eine lückenlose Registrierung von Gästen in Beherbergungsstätten sicherzustellen. Diese Anforderung ermöglicht es den zuständigen Behörden, aus verschiedenen Gründen – sei es aus sicherheitsrechtlichen Überlegungen, zur Kriminalitätsprävention oder aus anderen administrativen Gründen – auf nachvollziehbare Daten der Übernachtungsgäste zugreifen zu können. Darüber hinaus bietet die Meldepflicht eine rechtliche Grundlage für die Erfassung touristischer Daten, was wiederum für statistische Erhebungen und die Tourismusförderung von Bedeutung sein kann.
Rechtlich verankert ist die Meldepflicht im §29 Bundesmeldegesetz (BMG), welches die Anforderungen an Beherbergungsstätten detailliert darlegt. Das BMG definiert, welche Einrichtungen als Beherbergungsstätten gelten, welche Daten der Gäste zu erfassen sind und wie diese Daten zu behandeln sind. Hierbei wird ein breites Spektrum an Unterkünften erfasst, von Hotels und Pensionen über Gasthäuser bis hin zu Ferienwohnungen und ähnlichen Einrichtungen. Die rechtlichen Vorgaben zielen darauf ab, eine einheitliche und verbindliche Handhabung der Gastdaten sicherzustellen.
Die Meldepflicht gilt für alle Beherbergungsstätten, die Personen geschäftsmäßig oder gewerbsmäßig beherbergen. Dies umfasst ein breites Spektrum an Unterkünften, von Hotels über Pensionen bis hin zu Ferienwohnungen.
Eine Beherbergungsstätte, gemäß der gesetzlichen Definition, umfasst jede Einrichtung, die gewerbsmäßig oder geschäftsmäßig Personen beherbergt. Dies schließt eine breite Palette von Unterkünften ein, von Hotels und Pensionen über Gasthäuser bis hin zu Ferienwohnungen und -häusern. Die Definition ist bewusst weit gefasst, um sicherzustellen, dass nahezu jede Form der kommerziellen oder berufsmäßigen Beherbergung von Personen unter die Meldepflicht fällt.
Ein Schlüsselelement in dieser Definition ist die Gewerbs- oder Geschäftsmäßigkeit. Eine Beherbergungsstätte wird nicht allein durch den Zweck des Gewinnstrebens definiert, sondern vielmehr durch die regelmäßige Aufnahme von Personen. Das bedeutet, dass auch Einrichtungen, die nicht primär auf Profit ausgerichtet sind, aber dennoch Personen auf regelmäßiger Basis aufnehmen, unter diese Definition fallen. Dies schließt beispielsweise auch gemeinnützige Herbergen oder Bildungsstätten mit Übernachtungsmöglichkeiten ein, sofern sie Personen beherbergen.
Während die Definition sehr breit ist, gibt es auch spezifische Ausnahmen und Abgrenzungen. Zum Beispiel werden Campingplätze im § 29 Abs. 4 BMG gesondert behandelt und unterliegen teilweise anderen Regelungen. Dies spiegelt die unterschiedlichen Rahmenbedingungen und Bedürfnisse dieser Art von Beherbergung wider.
Im Kontext der Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe in Deutschland nimmt die Dokumentation eine zentrale Rolle ein. Sie dient nicht nur der Sicherheit und der ordnungsgemäßen Verwaltung, sondern auch der Nachvollziehbarkeit von Gästeaufenthalten. Das Bundesmeldegesetz (BMG) legt detailliert fest, welche Informationen bei der Ankunft von Gästen in Hotels, Gasthäusern und vergleichbaren Unterkünften zu erfassen sind. Diese Daten werden auf einem Meldeschein erfasst, dessen Ausfüllung und Aufbewahrung strengen gesetzlichen Vorgaben unterliegt.
Der Meldeschein ist das zentrale Dokument, das bei der Ankunft von Gästen in einer Beherbergungsstätte ausgefüllt werden muss. Folgende Angaben sind laut § 30 Abs. 2 BMG darauf zu dokumentieren:
Diese Informationen geben Auskunft über den Zeitraum, in dem der Gast in der Beherbergungsstätte verweilt. Sie sind nicht nur aus organisatorischen Gründen wichtig, sondern auch für eventuelle behördliche Anfragen.
Die vollständige Namensangabe des Gastes ist grundlegend für die Identifikation. Alle vorhandenen Vornamen sind anzugeben, um Verwechslungen zu vermeiden.
Saisonale und dynamische Preise: Flexible Preismodelle, die auf Auslastung und Saisonalität reagieren, können dabei helfen, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.
Gäste können mehrere Staatsangehörigkeiten besitzen, welche alle dokumentiert werden müssen. Diese Information kann in bestimmten Situationen relevant sein, etwa bei rechtlichen Fragen.
Die Erfassung der Anschrift des Gastes dient nicht nur der Kontaktaufnahme, sondern auch behördlichen Nachverfolgungen. Bei mehreren Anschriften genügt die Angabe einer Adresse.
Die Dokumentation der Seriennummer eines gültigen Identifikationsdokuments ist insbesondere für Gäste aus dem Ausland vorgesehen. Dies erleichtert die behördliche Identifizierung im Bedarfsfall.
Ein relevanter Aspekt, der in der Praxis für Erleichterung sorgt, ist die Möglichkeit, Meldescheine vorzubereiten. Insbesondere für Gäste, die bereits zuvor in der Unterkunft verweilt haben, können Betriebe die Meldescheine im Voraus ausfüllen. Dies spart Zeit beim Check-In und verbessert das Gästeerlebnis. Dennoch bleibt die Pflicht zur handschriftlichen Unterschrift des Gastes bestehen.
Trotz der Zulässigkeit vorbereiteter Meldescheine ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Gäste den Meldeschein persönlich und handschriftlich unterschreiben. Diese Anforderung stellt sicher, dass der Gast die Richtigkeit der Angaben bestätigt. Die Notwendigkeit, den Meldeschein auszudrucken, um eine handschriftliche Unterschrift zu ermöglichen, wird in der Branche kritisch gesehen. Viele Betriebe fordern die Möglichkeit, digitale Unterschriften über Unterschriftenpads zu nutzen, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und einen Schritt hin zur Digitalisierung zu machen.
Die Meldepflicht besagt, dass der ausgefüllte Meldeschein von den Beherbergungsbetrieben ein Jahr lang aufbewahrt werden muss. Anschließend ist eine Vernichtung innerhalb von drei Monaten vorgesehen. Die Notwendigkeit, die Meldescheine im Original zu bewahren und die Originalunterschriften vorzuhalten, wurde in der Vergangenheit oft kritisiert, da sie einen erheblichen Verwaltungsaufwand und Papierverbrauch bedeutet.
Das Bundeskabinett hat am 13. März 2024 einen Entwurf für das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vorgelegt, der unter anderem Änderungen im Bundesmeldegesetz und in der Beherbergungsmeldedatenverordnung vorsieht. Eine der signifikantesten Änderungen ist die geplante weitgehende Abschaffung der Meldepflicht bei touristischen Übernachtungen, allerdings lediglich für deutsche Staatsangehörige. Somit würde das Ausfüllen des Meldescheins entfallen. Dieser Schritt soll den administrativen Aufwand für Beherbergungsbetriebe deutlich reduzieren und den Check-In-Prozess für Gäste vereinfachen.
Der Regierungsentwurf des BEG IV wurde bereits vom Bundeskabinett beschlossen. Die nächsten Schritte umfassen die Verabschiedung durch den Bundestag und den Bundesrat sowie die anschließende Verkündung des Gesetzes. Bis diese Schritte abgeschlossen sind, bleibt die aktuelle Meldepflicht unverändert bestehen. Dennoch blicken viele in der Branche optimistisch auf die geplanten Änderungen, die nicht nur eine Reduzierung des bürokratischen Aufwands versprechen, sondern auch eine Modernisierung der administrativen Prozesse im Beherbergungsgewerbe mit sich bringen könnten.
PRO:
Diese Anpassungen spiegeln eine zunehmende Tendenz wider, gesetzliche und administrative Anforderungen im Einklang mit den Bedürfnissen der digitalen Ära und den Interessen der Wirtschaft zu gestalten. Es bleibt abzuwarten, wie diese Veränderungen in der Praxis umgesetzt werden und welchen Einfluss sie auf die Beherbergungsbranche sowie auf das Erlebnis der Gäste haben werden.
CONTRA:
Es gibt allerdings auch negative Aspekte. So haben Beherbergungsbetriebe durchaus auch einen Vorteil durch die Meldepflicht. So erhalten die Betriebe mittels des Meldescheins wesentliche Daten der Gäste. Diese dienen einerseits der Absicherung der Betriebe, als aber auch der Möglichkeit diese zu Marketing- und Gästebindungszwecken zu nutzen. Durch die heutige digitalisierte Welt und der Digitalisierung der Meldescheine ist somit der Bürokratieaufwand als eher gering einzustufen. Vielmehr gehen den Betrieben wichtige Daten verloren.
Wir, die Ascensus, verstehen die Komplexität dieser Herausforderung und stehen bereit, um Sie bei der Anpassung zu unterstützen und zu beraten.
Kontaktieren Sie uns gerne.
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