Overbooking & No-Show: Definition, Kosten & Gegenmaßnahmen

Q: Darf ich eine No-Show-Gebühr verlangen?

Ja — wenn sie vorab transparent vereinbart wurde und angemessen ist. Im Hotel ist der Logispreis abzüglich ersparter Aufwendungen üblich, im Restaurant ein fester Betrag pro Person.

Q: Wie hoch ist eine normale No-Show-Quote?

Ohne Gegenmaßnahmen etwa 3–10 %; mit garantierten Reservierungen und automatischen Erinnerungen sinkt sie häufig unter 2 %.

Ein No-Show ist ein Gast, der trotz Reservierung nicht erscheint und nicht storniert. Overbooking (Überbuchung) ist der bewusste oder versehentliche Verkauf von mehr Zimmern oder Tischen, als tatsächlich verfügbar sind. Beide Phänomene gehören zusammen: Hotels überbuchen gezielt, um erwartete No-Shows und kurzfristige Stornierungen auszugleichen — versehentliches Overbooking entsteht dagegen meist durch unsynchronisierte Vertriebskanäle.

Was No-Shows wirklich kosten

Ein nicht erschienener Gast kostet nicht nur den entgangenen Umsatz der Nacht oder des Tisches: Das Zimmer hätte anderweitig verkauft, der Tisch doppelt belegt werden können; in der Gastronomie kommen eingekaufte Ware und eingeplantes Personal dazu. Schon wenige Prozent No-Show-Quote summieren sich über das Jahr erheblich:

No-Show-Kosten-Rechner

Für Hotel (Zimmer) oder Restaurant (Tische) — Werte anpassen.

Reservierungen pro Woche

No-Show-Quote %

Ø Wert je Reservierung €

270 €Verlust pro Woche

14.040 €Verlust pro Jahr

Ø-Wert: im Restaurant der Durchschnittsbon pro Reservierung, im Hotel die Ø-Rate. Nicht enthalten: Folgekosten wie verworfene Ware oder überplantes Personal.

Gegenmaßnahmen, die funktionieren

Kreditkarte oder Anzahlung: Garantierte Reservierungen mit hinterlegter Karte und klarer No-Show-Gebühr senken die Quote drastisch — in der Spitzengastronomie sind Ticket-Modelle üblich.
Automatische Erinnerungen: Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten (E-Mail/SMS) 24–48 h vorher mit 1-Klick-Storno — wer bequem absagen kann, sagt eher ab, statt fernzubleiben.
Kulante, aber klare Stornofristen: Verständliche Regeln reduzieren Streit und ermöglichen den Wiederverkauf.
Wartelisten & Wiederverkauf: Frei gewordene Kapazität automatisch an Warteliste oder Portale zurückgeben — im Hotel über den Channel Manager, im Restaurant über das Online-Reservierungssystem.

Gezieltes vs. versehentliches Overbooking

	Gezielt (Strategie)	Versehentlich (Fehler)
Ursache	Kalkulierter Ausgleich erwarteter No-Shows/Stornos auf Basis historischer Quoten	Unsynchronisierte Kanäle, manuelle Kontingentpflege, Zeitverzug zwischen Buchungen
Risiko	„Walking" einzelner Gäste bei zu aggressiver Quote	Doppelverkauf ohne Puffer und Plan
Absicherung	Klarer Walk-Prozess: Partnerhotel gleicher Kategorie, Transfer, Upgrade beim nächsten Aufenthalt	Technisch lösen: Echtzeit-Sync aller Kanäle (Channel Manager + PMS)

Häufige Fragen

Darf ich eine No-Show-Gebühr verlangen?

Ja — wenn sie vorab transparent vereinbart wurde (AGB/Reservierungsbestätigung) und angemessen ist. Im Hotel ist der Logispreis abzüglich ersparter Aufwendungen üblich, im Restaurant ein fester Betrag pro Person. Rechtliche Details im Einzelfall prüfen.

Wie hoch ist eine normale No-Show-Quote?

Ohne Gegenmaßnahmen je nach Betriebstyp und Buchungskanal etwa 3–10 %; bei garantierten Reservierungen mit Kreditkarte und Erinnerungen sinkt sie häufig unter 2 %.

Sollte ein kleines Hotel bewusst überbuchen?

Vorsicht: Bei 20 Zimmern ist ein gewalkter Gast prozentual teurer (Reputation!) als bei 200. Kleine Häuser fahren meist besser mit garantierten Raten und straffem Stornomanagement statt Überbuchungsquote.