Muss ich deutsche Gäste noch registrieren?

Melderechtlich nein (seit 1.1.2025). Für Vertrag, Abrechnung oder Kurtaxe dürfen weiterhin Daten erhoben werden — nach DSGVO-Regeln.

Darf das Hotel den Ausweis einscannen?

Grundsätzlich nein — vorgesehen ist die Vorlage zur Prüfung, nicht die Kopie. Im Zweifel Daten abschreiben statt scannen.

Meldeschein & DSGVO im Hotel: Was seit 2025 gilt

Q: Wie lange müssen Meldescheine aufbewahrt werden?

Ein Jahr ab Anreisetag; danach Vernichtung innerhalb von drei Monaten.

Der Meldeschein ist die gesetzlich vorgeschriebene Erfassung von Gästedaten in Beherbergungsbetrieben (Bundesmeldegesetz). Seit dem 1. Januar 2025 gilt die große Vereinfachung durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV: Für deutsche Staatsangehörige ist die Hotelmeldepflicht abgeschafft — für ausländische Gäste bleibt sie bestehen. Parallel setzt die DSGVO die Leitplanken, welche Daten ein Haus darüber hinaus erheben und wie lange es sie aufbewahren darf.

Die Rechtslage seit 2025

Gästegruppe	Meldepflicht
Deutsche Staatsangehörige	Kein Meldeschein mehr erforderlich (BEG IV, seit 1.1.2025). Daten dürfen weiterhin für eigene Zwecke (Vertrag, Abrechnung) erhoben werden — dann gelten die DSGVO-Regeln.
Ausländische Gäste	Meldeschein weiterhin Pflicht: Am Anreisetag handschriftlich unterschreiben oder über zugelassene digitale Verfahren erfassen; Vorlage eines Identitätsdokuments. Aufbewahrung 1 Jahr ab Anreise, danach Vernichtung innerhalb von 3 Monaten.
Beherbergungsstatistik/Kurtaxe	Landes- und kommunale Pflichten (z. B. Gästekarte, Kurbeitrag) bestehen unabhängig davon fort — regional prüfen.

Stand Mitte 2026, ohne Gewähr — keine Rechtsberatung. Details und digitale Verfahren mit dem Systemanbieter bzw. der zuständigen Behörde klären.

Was die DSGVO zusätzlich verlangt

Datenminimierung: Nur erheben, was für Meldepflicht, Vertrag oder ausdrücklich eingewilligte Zwecke nötig ist — das Geburtsdatum deutscher Gäste braucht die Rechnung nicht.
Keine Ausweiskopien: Bei ausländischen Gästen genügt die Vorlage des Dokuments und die Erfassung der Meldedaten — das Kopieren/Scannen des Ausweises ist regelmäßig unzulässig.
Zweckbindung fürs Marketing: Meldedaten sind kein Newsletter-Verteiler. Werbliche Nutzung braucht eine eigene Rechtsgrundlage (Einwilligung bzw. enge Bestandskunden-Regel des UWG).
Löschkonzept: Meldescheine nach Fristablauf vernichten; Vertrags-/Rechnungsdaten nach steuerlichen Fristen (8 bzw. 10 Jahre) getrennt behandeln; Gästeprofile im PMS regelmäßig aufräumen.
Informationspflichten: Datenschutzhinweise am Check-in bzw. im Online-Check-in bereitstellen; Auftragsverarbeitungsverträge mit PMS-, Check-in- und Newsletter-Anbietern schließen.

Praktische Umsetzung im digitalen Check-in

Die 2025er-Reform macht den Self-Check-in deutlich einfacher: Für deutsche Gäste entfällt der Unterschriftsschritt komplett; für ausländische Gäste bilden gute Systeme den digitalen Meldeschein samt Dokumentenprüfung ab. Wichtig bei der Systemauswahl: getrennte Datenflüsse (Meldedaten vs. Marketingdaten), Lösch-Automatik nach Fristen und EU-Hosting.

Häufige Fragen

Muss ich deutsche Gäste gar nicht mehr registrieren?

Melderechtlich nein. Für Vertrag, Abrechnung, Kurtaxe oder Hausrecht dürfen Sie weiterhin Daten erheben — dann nach DSGVO-Regeln (Zweck, Umfang, Löschfrist) und ohne Meldeschein-Formalie.

Wie lange müssen Meldescheine aufbewahrt werden?

Ein Jahr ab Anreisetag; danach sind sie innerhalb von drei Monaten zu vernichten. Digitale Verfahren müssen Aufbewahrung und Löschung entsprechend abbilden.

Darf ich den Ausweis einscannen?

Grundsätzlich nein — vorgesehen ist die Vorlage zur Prüfung, nicht die Kopie. Ausnahmen sind eng begrenzt; im Zweifel Daten abschreiben statt scannen.

Meldeschein & DSGVO im Hotel: Was seit 2025 gilt

Die Rechtslage seit 2025

Was die DSGVO zusätzlich verlangt

Praktische Umsetzung im digitalen Check-in

Häufige Fragen

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