Betrifft die E-Rechnungspflicht reine Gäste-Restaurants?

Beim Ausstellen kaum (B2C ausgenommen, Kleinbetrag bis 250 €) — beim Empfangen ja, da Lieferanten umstellen.

Was gilt für Bewirtungsrechnungen?

Bis 250 € bleibt der Bon (Kleinbetragsausnahme); darüber greift perspektivisch die E-Rechnungspflicht.

Reicht der Steuerberater für die E-Rechnung?

Für den Empfang weitgehend, fürs Ausstellen nicht — das Format muss aus dem eigenen PMS/Kassen-/Faktura-System kommen.

Was passiert bei Fristversäumnis?

Formwidrige Rechnungen werden zurückgewiesen und gefährden den Vorsteuerabzug des Empfängers — die echte Strafe ist der Zahlungsverzug.

E-Rechnungspflicht: Was auf Hotellerie & Gastronomie zukommt

Die E-Rechnungspflicht (Wachstumschancengesetz) verpflichtet alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft schrittweise zur strukturierten elektronischen Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD): Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen EMPFANGEN können; die Pflicht zum AUSSTELLEN greift ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Ein PDF per Mail ist dabei KEINE E-Rechnung — gemeint ist ein maschinenlesbares Datenformat. Fürs Gastgewerbe relevant überall dort, wo Firmenkunden im Spiel sind: Tagungen, Firmenübernachtungen, Bewirtungsrechnungen auf Firma, Caterings.

Interaktiv: Was gilt für Sie ab wann?

E-Rechnungs-Zeitplan-Check

Zwei Angaben — Ihr persönlicher Pflichten-Fahrplan erscheint sofort.

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Jahresumsatz (Vorjahr)

🟡 Ihr Fahrplan: Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits JETZT (seit 1.1.2025 — eine E-Mail-Adresse für Rechnungseingang genügt formal). Ausstellen müssen Sie strukturierte E-Rechnungen ab dem 1.1.2028; bis dahin sind Papier/PDF mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig. Empfehlung: nicht bis zur Deadline warten — Firmenkunden fordern XRechnung zunehmend schon heute.

Stand Mitte 2026, keine Steuerberatung. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (der normale Bewirtungsbeleg!) und Fahrausweise bleiben von der Ausstellungspflicht ausgenommen; B2C ist nicht betroffen.

Was eine E-Rechnung ist — und was nicht

Format	E-Rechnung?	Anmerkung
XRechnung	✅ Ja	Reines XML-Datenformat — der Standard, den Behörden und Konzerne fordern
ZUGFeRD (ab 2.x)	✅ Ja	Hybrid: PDF mit eingebettetem XML — menschen- UND maschinenlesbar, für den Mittelstand meist der angenehmste Weg
PDF per E-Mail	❌ Nein	Ab der Ausstellungspflicht nur noch „sonstige Rechnung" — im B2B dann unzulässig
Papierrechnung	❌ Nein	Gleiches Schicksal wie das PDF
Kassenbon ≤ 250 €	➖ Ausnahme	Kleinbetragsrechnung bleibt zulässig — deckt den Restaurant-Alltag ab

Pragmatisch vorbereiten — in vier Schritten

1. Empfang organisieren: Zentrale Rechnungs-Mailadresse, und klären, dass Buchhaltung/Steuerberater XML-Formate verarbeiten kann (DATEV & Co. können es längst) — Eingangsrechnungen von Brauerei, Großhandel und Energieversorger kommen zunehmend als E-Rechnung.
2. Rechnungs-Software prüfen: PMS, Kasse und Faktura-Tool auf ZUGFeRD/XRechnung-Export abklopfen — die meisten aktuellen Systeme können es per Update oder Häkchen; Insellösungen jetzt identifizieren, nicht 2027.
3. Firmenkunden-Prozesse zuerst: Tagungs- und Firmenraten-Rechnungen sind der Hebel — wer hier früh XRechnung liefert, punktet bei Einkaufsabteilungen (manche verlangen es bereits als Lieferantenkriterium).
4. Archivierung mitdenken: E-Rechnungen sind im Originalformat revisionssicher aufzubewahren (GoBD, 8 Jahre für Rechnungen) — der Mail-Ordner ist kein Archiv. Meist löst das dieselbe Software, die auch den Kassen-Export archiviert.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Betrifft mich das als reines Gäste-Restaurant überhaupt?

Beim Ausstellen kaum (B2C ist ausgenommen, Bewirtungsbelege bis 250 € sowieso) — beim EMPFANGEN ja: Ihre Lieferanten stellen um, und Ihre Buchhaltung muss die Formate verarbeiten können. Der Aufwand ist klein, wenn der Steuerberater digital arbeitet.

Was ist mit Bewirtungsrechnungen für Geschäftsessen?

Bis 250 € gilt die Kleinbetragsausnahme — der heutige Bon mit Bewirtungsangaben bleibt. Darüber (Firmenfeiern, große Geschäftsessen auf Rechnung) greift perspektivisch die E-Rechnungspflicht — genau dafür lohnt der ZUGFeRD-Export aus dem Kassensystem.

Reicht es, wenn mein Steuerberater das regelt?

Für den Empfang weitgehend ja. Fürs Ausstellen nicht: Die Rechnung entsteht in IHREM System (PMS/Kasse/Faktura) — dort muss das Format herauskommen. Die Steuerberater-Frage ist trotzdem der beste Startpunkt, weil er den Übertragungsweg (z. B. DATEV Unternehmen online) gleich mitdefiniert.

Was passiert, wenn ich die Frist reiße?

Eine formwidrige Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung — der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren und wird die Rechnung zurückweisen. Die echte Strafe ist also der Zahlungsverzug Ihrer Firmenkunden, nicht das Bußgeld.